Załącznik do zarządzenia Nr 10/24
Małopolskiego Kuratora Oświaty
z dnia 27 lutego 2024 r.
I. Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 900 z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170 z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2024 r. poz. 50);
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz. U. z 2015 r. poz. 1733);
- Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246);
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. poz. 67).
II. Dokumenty wymagane do załatwienia sprawy:
W celu przekazania dokumentacji przebiegu nauczania do Kuratorium Oświaty w Krakowie, Dyrektor szkoły lub placówki/organ prowadzący szkołę lub placówkę składa wniosek o rozpoczęciu procesu przygotowania dokumentacji (określony załącznikiem nr 1 oraz załącznikiem nr 2). Do wniosku należy dołączyć:
- robocze spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 3), oddzielnie dla kat. A oraz kat. B;
- kopię decyzji organu prowadzącego o likwidacji szkoły (w przypadku szkół publicznych) lub kopią prośby o wykreślenie szkoły z ewidencji (w przypadku szkół niepublicznych);
- kopię opinii Archiwum Państwowego właściwego terytorialnie odnośnie kwalifikacji dokumentacji archiwalnej;
- notatkę informacyjną na temat historii likwidowanej szkoły lub placówki oświatowej. Notatka powinna liczyć około ½ do 1 strony formatu A4 i zawierać informacje takie jak data powstania, cele statutowe, najważniejsze zmiany organizacyjne, data zamknięcia placówki.
Wyżej wymienioną dokumentację należy złożyć osobiście lub przesłać drogą pocztową na adres: Kuratorium Oświaty w Krakowie, ul. Szlak 73, 31-153 Kraków.
Po zapoznaniu się z dostarczoną dokumentacją pracownik Kuratorium Oświaty skontaktuje się, w celu omówienia poprawności przedłożonych spisów zdawczo-odbiorczych oraz ustalenia terminu na przekazanie dokumentacji.
W dniu przekazania dokumentacji przebiegu nauczania należy również dostarczyć w wersji papierowej protokół przekazania-przejęcia akt w 2 egzemplarzach (załącznik nr 6).
III. Miejsce złożenia dokumentów:
- Kuratorium Oświaty w Krakowie, ul. Mazowiecka 25, 31-153 Kraków (po ustaleniu terminu z Panią Moniką Kolut, tel. 12 312 55 17),
- Delegatura Kuratorium Oświaty w Nowym Sączu, ul. Jagiellońska 52, 33-300 Nowy Sącz (po ustaleniu terminu z Panią Bożeną Kuźmą, tel. 18 540 24 11),
- Delegatura Kuratorium Oświaty w Nowym Targu, ul. Królowej Jadwigi 1, 34-400 Nowy Targ (po ustaleniu terminu z Panią Barbarą Sagułą, tel. 18 266 33 62),
- Delegatura Kuratorium Oświaty w Tarnowie, al. Solidarności 5-9, 33-100 Tarnów (po ustaleniu terminu z Panią Magdaleną Szymczyk, tel. 14 696 32 51),
- Delegatura Kuratorium Oświaty w Wadowicach, ul. Mickiewicza 19, 34-100 Wadowice (po ustaleniu terminu z Panią Ewą Płoskonką, tel. 33 823 33 24).
Strona przekazująca przewozi dokumentację we własnym zakresie. Przed przejęciem dokumentacji zostaje ona sprawdzona przez pracownika Kuratorium Oświaty pod względem zgodności stanu przygotowania z zapisami procedury.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik odmawia przejęcia akt oraz podpisania spisu zdawczo-odbiorczego, a dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia nieprawidłowości i ponownego przekazania do archiwum zakładowego.
IV. Termin składania wniosków:
Wnioski wraz z dokumentacją mogą być składane przez cały rok kalendarzowy.
V. Informacje dodatkowe:
Archiwum przejmuje dokumentację przebiegu nauczania uporządkowaną i zewidencjonowaną zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie w archiwach państwowych oraz zachowane w dobrym stanie fizycznym – bez uszkodzeń fizyko-chemicznych i biologicznych
Przez uporządkowanie rozumiemy:
- porządkowanie wewnętrzne jednostek archiwalnych;
- kwalifikację dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych;
- opracowanie środków ewidencyjnych (spisów zdawczo-odbiorczych) w wersji papierowej jak i elektronicznej;
- opisanie poprzez oznaczenie poszczególnych jednostek archiwalnych (teczek, pudeł) sygnaturami archiwalnymi;
- zapakowanie dokumentacji w pudła archiwalne i oznaczenie ich etykietą lub pieczątką z informacją dotyczącą nazwy szkoły lub placówki.
Dokumentacja przekazywana do Kuratorium Oświaty w Krakowie winna być przygotowana w następujący sposób:
- Prawidłowo wypełnione arkusze ocen wraz z załącznikami powinny być oprawione w księgi ocen lub umieszczeniu w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm. Jeżeli grubość jednostki przekracza 5 cm, należy jednostkę podzielić na tomy – chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych. W przypadku nieoprawionych arkuszy ocen należy je ułożyć w teczkach aktowych z tektury bezkwasowej według roku ukończenia szkoły oraz należy załączyć imienny spis uczniów w chronologii alfabetycznej nazwisk. Prawidłowy opis teczki aktowej znajduje się w załączniku nr 4;
- Pozycje powinny mieć naniesione ołówkiem tymczasowe sygnatury (numery ze spisu zdawczo–odbiorczego);
- Dokumentację kategorii A należy zapakować w teczki wiązane bezkwasowe, spaginować (tzn. mieć ponumerowane zapisane strony, ołówkiem w górnym prawym rogu strony), umieścić informację o ilości stron danej pozycji naniesioną ołówkiem na wewnętrznej stronie teczki – np. „Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera…. stron kolejno ponumerowanych [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]”. Z akt należy usunąć części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, koszulki). Pozycje mają być zapakowane w tekturowe pudła archiwalne (formatu A4, grubość 80-110 mm specjalne do kat. A), wolne miejsce w pudłach powinno być w miarę możliwości maksymalnie wykorzystane, należy jednak unikać upychania pudeł „na siłę” (pudło po zapakowaniu nie może mieć wybrzuszonych ścianek);
- Kolejność pozycji w pudłach musi odzwierciedlać kolejność pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym;
- Na pudłach archiwalnych, na dłuższym boku pudełek, należy nanieść w górnej części nazwę szkoły lub placówki oświatowej (np. za pomocą pieczątki lub etykiety), a także należy nanieść ołówkiem numery zawartych w pudle pozycji (w dolnej części tego samego boku). Prawidłowy opis pudła archiwalnego znajduje się w załączniku nr 5;
- Kwalifikacja dokumentacji przebiegu nauczania do kategorii archiwalnej:
- Księga Protokołów Rady Pedagogicznej – A/B25*
- Księga Uchwał Rady Pedagogicznej – A/B25*
- Księga Uczniów – A/B50*
- Księga Ewidencji Dzieci – A/B50*
- Księga Ocen/Arkusz Ocen – A/B50*
- Protokoły z egzaminu dojrzałości – A/B50*
- Protokoły z egzaminu nauki zawodu – A/B50*
- Protokoły z egzaminu przygotowania zawodowego – A/B50*
- Dziennik Lekcyjny – B5 (rozpisać na klasy i profil np. Dziennik lekcyjny klasa – Ia rok szkolny 2003/2004 profil ogólny)
- Dziennik zajęć pozalekcyjnych i innych – B5 (rozpisać na rodzaje np. dziennik zajęć pozalekcyjny – kółko z historii rok szkolny 2003/2004)
- Dokumentacja zewnętrznego egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie nie podlega przekazaniu do archiwum zakładowego Kuratorium ponieważ właściwą instytucją do przechowywania wyżej wymienionej dokumentacji jest Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie.
p.o. Małopolski Kurator Oświaty
dr Gabriela Olszowska