I. Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2024 r. poz. 737 z późn. zm.);
2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne gimnazja dla dorosłych i szkoły ponadgimnazjalne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170 z późn. zm.);
3. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2024 r. poz. 50);
4. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.);
5. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz. U. z 2015 r. poz. 1733);
6. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. 246);
7. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.).

II. Dokumenty wymagane do załatwienia sprawy:

W celu przekazania dokumentacji przebiegu nauczania do Kuratorium Oświaty w Krakowie, dyrektor szkoły lub placówki/organ prowadzący szkołę lub placówkę składa wniosek o rozpoczęciu procesu przygotowania dokumentacji (określony załącznikiem nr 1 oraz załącznikiem nr 2). Do wniosku należy dołączyć:

1. robocze spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 3), oddzielnie dla kat. A oraz kat. B;
2. kopię decyzji organu prowadzącego o likwidacji szkoły, placówki oświatowej (w przypadku szkół, placówek publicznych) lub kopię prośby o wykreślenie szkoły, placówki oświatowej z ewidencji (w przypadku szkół lub placówek niepublicznych);
3. kopię opinii Archiwum Państwowego właściwego terytorialnie odnośnie kwalifikacji dokumentacji;
4. notatkę informacyjną na temat historii likwidowanej szkoły lub placówki oświatowej. Notatka powinna liczyć około ½ do 1 strony formatu A4 i zawierać informacje takie jak data powstania, cele statutowe, najważniejsze zmiany organizacyjne, data zamknięcia szkoły, placówki.

Wyżej wymienioną dokumentację należy złożyć osobiście lub przesłać drogą pocztową na adres: Kuratorium Oświaty w Krakowie, ul. Szlak 73, 31-153 Kraków.

Po zapoznaniu się z dostarczoną dokumentacją pracownik Kuratorium Oświaty skontaktuje się, w celu omówienia poprawności przedłożonych spisów zdawczo-odbiorczych oraz ustalenia terminu na przekazanie dokumentacji.

W dniu przekazania dokumentacji przebiegu nauczania należy dostarczyć w wersji papierowej protokół spisany na okoliczność przekazania–przejęcia dokumentacji przebiegu nauczania akt w 2 egzemplarzach (załącznik nr 6), spisy zdawczo-odbiorcze akt dla kat. A w ilości 3 egzemplarzy oraz spisy zdawczo-odbiorcze akt dla kat. B w 2 egzemplarzach.

III. Miejsce złożenia dokumentów:

• Kuratorium Oświaty w Krakowie, ul. Mazowiecka 25, 31-153 Kraków (po ustaleniu terminu z Panią Moniką Kolut, tel. 12 312 55 17),
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Nowym Sączu, ul. Jagiellońska 52, 33-300 Nowy Sącz (po ustaleniu terminu z Panią Bożeną Kuźmą, tel. 18 540 24 11),
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Nowym Targu, ul. Królowej Jadwigi 1, 34-400 Nowy Targ (po ustaleniu terminu z Panią Barbarą Sagułą, tel. 18 266 33 62),
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Tarnowie, al. Solidarności 5-9, 33-100 Tarnów (po ustaleniu terminu z Panią Magdaleną Szymczyk, tel. 14 696 32 51),
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Wadowicach, ul. Mickiewicza 19, 34-100 Wadowice (po ustaleniu terminu z Panią Ewą Płoskonką, tel. 33 823 33 24).

Strona przekazująca przewozi dokumentację we własnym zakresie. Przed przejęciem dokumentacji zostaje ona sprawdzona przez pracownika Kuratorium Oświaty pod względem zgodności stanu przygotowania z zapisami procedury.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik odmawia przejęcia akt oraz podpisania spisu zdawczo-odbiorczego, a dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia nieprawidłowości i ponownego przekazania do archiwum zakładowego.

IV. Termin składania wniosków:

Wnioski wraz z dokumentacją mogą być składane przez cały rok kalendarzowy.

V. Informacje dodatkowe:

Archiwum przejmuje dokumentację przebiegu nauczania uporządkowaną i zewidencjonowaną zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie w archiwach państwowych oraz zachowaną w dobrym stanie fizycznym – bez uszkodzeń fizyko-chemicznych i biologicznych.

Przez uporządkowanie rozumiemy:

1. kwalifikację dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych;
2. porządkowanie wewnętrzne jednostek archiwalnych;
3. opracowanie środków ewidencyjnych (spisów zdawczo-odbiorczych) w wersji papierowej jak i elektronicznej;
4. zapakowanie dokumentacji w pudła archiwalne i oznaczenie ich etykietą lub pieczątką z informacją dotyczącą nazwy szkoły lub placówki;
5. opisanie poprzez oznaczenie poszczególnych jednostek archiwalnych (teczek, pudeł) sygnaturami archiwalnymi.

Dokumentacja przekazywana do Kuratorium Oświaty w Krakowie winna być przygotowana zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie w archiwach państwowych.

1. Prawidłowo wypełnione arkusze ocen powinny być oprawione lub umieszczone w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o gramaturze 250-300 g/m², o grubości nieprzekraczającej  5 cm. Jeżeli grubość jednostki przekracza 5 cm, należy jednostkę podzielić na tomy – chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych. Prawidłowy opis teczki aktowej znajduje się w załączniku nr 4;
2. Pozycje powinny mieć naniesione ołówkiem tymczasowe sygnatury (numer ze spisu zdawczo–odbiorczego);
3. Dokumentację kategorii A należy zapakować w teczki wiązane bezkwasowe o gramaturze 250-300 g/m² , spaginować (tzn. mieć ponumerowane zapisane strony, ołówkiem w górnym prawym rogu strony), umieścić informację o ilości stron danej pozycji naniesioną ołówkiem na wewnętrznej stronie teczki – np. „Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera…. stron kolejno ponumerowanych [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]”. Z akt należy usunąć części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, koszulki). Pozycje mają być zapakowane w tekturowe pudła archiwalne (typu kopertowego, formatu A4, grubość 80-110 mm specjalne do kat. A), wolne miejsce w pudłach powinno być w miarę możliwości maksymalnie wykorzystane, należy jednak unikać upychania pudeł „na siłę” (pudło po zapakowaniu nie może mieć wybrzuszonych ścianek);
4. Kolejność pozycji w pudłach musi odzwierciedlać kolejność pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym;
5. Na pudłach archiwalnych, na dłuższym boku pudełek, należy nanieść w górnej części nazwę szkoły lub placówki oświatowej (np. za pomocą pieczątki lub etykiety), a także należy nanieść ołówkiem numery zawartych w pudle pozycji (w dolnej części tego samego boku). Prawidłowy opis pudła archiwalnego znajduje się w załączniku nr 5;
6. Kwalifikacja dokumentacji przebiegu nauczania do kategorii archiwalnej – przedszkola, szkoły podstawowe, szkoły ponadpodstawowe::
   • Księga Protokołów Rady Pedagogicznej – A/B25*
   • Księga Uchwał Rady Pedagogicznej – A/B25*
   • Księga Uczniów – A/B50*
   • Księga Ewidencji Dzieci – A/B50*
   • Księga Ocen/Arkusz Ocen – A/B50*
   • Protokoły z egzaminu dojrzałości – A/B50*
   • Protokoły z egzaminu nauki zawodu – A/B50*
   • Protokoły z egzaminu przygotowania zawodowego – A/B50*
   • Dziennik Lekcyjny – B5 (rozpisać na klasy i profil np. Dziennik lekcyjny klasa – IA rok szkolny 2003/2004 profil ogólny)
   • Dziennik zajęć pozalekcyjnych i innych – B5 (rozpisać na rodzaje np. dziennik zajęć pozalekcyjny – kółko teatralne rok szkolny 2023/2024)
7. Dokumentacja zewnętrznego egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie nie podlega przekazaniu do archiwum zakładowego Kuratorium ponieważ właściwą instytucją do przechowywania wyżej wymienionej dokumentacji jest Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie.
8. Kwalifikacja dokumentacji przebiegu nauczania do kategorii archiwalnej – placówki kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych oraz placówki doskonalenia nauczycieli:
   • Program nauczania – A/B50*
   • Dziennik zajęć – B5 (rozpisać na rodzaje np. dziennik zajęć – magazynier-logistyk)
   • Ewidencja wydanych zaświadczeń – A/B50*
   • Rejestr wydanych świadectw ukończenia kursu – A/B50*
   • Protokół z przeprowadzonego zaliczenia albo egzaminu – A/B50*

*kategoria A w przypadku, gdy Archiwum Państwowe wyda opinię, że szkoła, placówka oświatowa wytwarza materiały archiwalne, do kategorii B25, B50 w przypadku gdy archiwum państwowe wyda opinię że szkoła, placówka oświatowa nie wytwarza materiałów archiwalnych, a jedynie dokumentację niearchiwalną.

Załączniki