Kategoria: Przekazanie dokumentacji zlikwidowanych szkół

I. Dokumenty wymagane do załatwienia sprawy:

1. Kopia decyzji organu prowadzącego o likwidacji szkoły (w przypadku szkół publicznych) lub kopia prośby o wykreślenie szkoły z ewidencji (w przypadku szkół niepublicznych);
2. Kopię opinii Archiwum Państwowego właściwego terytorialnie;
3. Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji (formularz nr 1):
   • oddzielnie spis dokumentacji kat. A – w 4 egzemplarzach,
   • oddzielnie spis dokumentacji kat. B – w 3 egzemplarzach;
4. Protokół przekazania-przejęcia akt w 2 egzemplarzach (formularz nr 2).

II. Miejsce złożenia dokumentów:

• Kuratorium Oświaty w Krakowie, ul. Szlak 73, 31-153 Kraków (po ustaleniu terminu z Panią Moniką Kolut, tel. 12 448 11 29)
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Nowym Sączu, ul. Jagiellońska 52, 33-300 Nowy Sącz
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Nowym Targu, ul. Królowej Jadwigi 1, 34-400 Nowy Targ
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Tarnowie, al. Solidarności 5-9, 33-100 Tarnów
• Delegatura Kuratorium Oświaty w Wadowicach, ul. Mickiewicza 19, 34-100 Wadowice

III. Termin składania wniosków:

Wnioski wraz z dokumentacją mogą być składane przez cały rok kalendarzowy.

IV. Osoby do kontaktu:

• Kuratorium Oświaty w Krakowie Archiwum Zakładowe – tel. 12 448-11-29
  Monika Kolut – specjalista
• Kuratorium Oświaty w Krakowie Delegatura w Nowym Sączu – tel. 18 540-24-11
  Bożena Kuźma – specjalista
• Kuratorium Oświaty w Krakowie Delegatura w Tarnowie – tel. 14 696-32-59
• Kuratorium Oświaty w Krakowie Delegatura w Wadowicach – tel. 33 823-33-24
  Ewa Płoskonka – starszy inspektor
• Kuratorium Oświaty w Krakowie Delegatura w Nowym Targu – tel. 18 266-33-62
  Barbara Saguła – inspektor

V. Podstawa prawna:

1. ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo Oświatowe (Dz. U. z 2019 r. poz. 1148 z późn. zm.),
2. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170 z późn. zm.),
3. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1646),
4. ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 553 z późn. zm.),
5. rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz. U. z 2015 r. poz. 1733),
6. rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwlanej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246).

VI. Informacje dodatkowe:

Dokumentacja przekazywana do Kuratorium Oświaty w Krakowie winna być przygotowana w następujący sposób:

1. Prawidłowo wypełnione arkusze ocen wraz z załącznikami powinny być oprawione w księgi ocen lub umieszczeniu w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej  5 cm,
2. Pozycje powinny mieć naniesione ołówkiem tymczasowe sygnatury (numery ze spisu zdawczo – odbiorczego),
3. Dokumentacja kategorii A powinna być zapakowana w teczki wiązane bezkwasowe. Powinna być spaginowana (tzn. mieć ponumerowane zapisane strony, ołówkiem w górnym prawym rogu strony), informacja o ilości stron danej pozycji powinna być naniesiona ołówkiem na wewnętrznej stronie okładki – np. „Niniejsza teczka (księga, poszyt, zeszyt) zawiera. stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]”. Z akt powinny być usunięte części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, koszulki). Pozycje powinny być zapakowane w tekturowe pudła archiwalne (formatu A4, grubość 80-100 mm. specjalne do kat. A), wolne miejsce w pudłach winno być w miarę możliwości maksymalnie wykorzystane, należy jednak unikać upychania pudeł „na siłę” (pudło po zapakowaniu nie może mieć wybrzuszonych ścianek),
4. Kolejność pozycji w pudłach musi odzwierciedlać kolejność pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym,
5. Na pudłach archiwalnych należy nanieść w górnej części dłuższego grzbietu nazwę szkoły lub placówki oświatowej (np. za pomocą pieczątki) oraz opisać zawartość pudła (nazwy pozycji ze spisu zdawczo-odbiorczego), a także należy nanieść ołówkiem numery zawartych w pudle pozycji (w dolnej części tego samego grzbietu),
6. Do przekazywanej dokumentacji należy przygotować notatkę na temat historii likwidowanej szkoły lub placówki oświatowej. Notatka powinna liczyć około ½ do 1 strony formatu A4 i zawierać informacje takie jak data powstania, cele statutowe, najważniejsze zmiany organizacyjne, data zamknięcia placówki.
7. Kwalifikacja dokumentacji przebiegu nauczania do kategorii archiwalnej:
   • Księga Protokołów Rady Pedagogicznej – A/B25*
   • Księga Uchwał Rady Pedagogicznej – A/B25*
   • Księga Uczniów – A/B50*
   • Księga Ewidencji Dzieci – A/B50*
   • Księga Ocen/Arkusz Ocen – A/B50*
   • Protokoły z egzaminu dojrzałości  – A/B50*
   • Protokoły z egzaminu nauki zawodu – A/B50*
   • Protokoły z egzaminu przygotowania zawodowego – A/B50*
   • Dziennik Lekcyjny – B5
     (rozpisać na klasy i profil np. Dziennik lekcyjny klasa – Ia rok szkolny 2003/2004 profil ogólny)
   • Dziennik zajęć pozalekcyjnych i innych – B5
     (rozpisać na rodzaje np. dziennik zajęć pozalekcyjny – kółko z historii rok szkolny 2003/2004)
8. Dokumentacja zewnętrznego egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie nie podlega przekazaniu do archiwum zakładowego Kuratorium ponieważ właściwą instytucją do przechowywania wyżej wymienionej dokumentacji jest Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Krakowie.

*) kategoria A w przypadku, gdy Archiwum Państwowe wyda opinię, że szkoła wytwarza materiały archiwalne, do kategorii B25, B50 w przypadku gdy archiwum państwowe wyda opinię że szkoła nie wytwarza materiałów archiwalnych, a jedynie dokumentację niearchiwalną.

Formularze do pobrania:

Formularz nr 1 – Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji
Formularz nr 2 – Protokół przekazania-przejęcia